Een communicatieadviseur die niet appt
‘Voor een communicatieadviseur ben je wel een slechte apper’, zei een vriendin laatst toen ik weer een paar dagen had gedaan over het beantwoorden van haar berichtje op WhatsApp. Ik bood gelijk mijn excuses aan. En beloofde dat ik de volgende keer absoluut sneller zou reageren. Maar de woorden van de vriendin bleven door mijn hoofd spoken. Wordt er, als je communicatieprofessional bent, van je verwacht dat je altijd en overal klaarstaat om te communiceren met anderen? Betekent het dat mijn slechte WhatsApp-skills in mijn privéleven afbreuk doen aan mijn geloofwaardigheid als communicatieadviseur? Maar bovenal vroeg ik me af waarom ik op werk bijna nooit een mailtje mis, maar er dagen over doe om op een app van een vriendin te reageren.
Ik besloot op onderzoek uit te gaan. Voor dit soort kwesties is Google your best friend. Ik typte in de zoekbalk ‘Waarom ben ik zo slecht in WhatsApp-berichten beantwoorden?’. Al snel kwam ik bij een artikel waarin een psycholoog tekst en uitleg geeft. Wat blijkt? Heel vaak is information overload de reden: je krijgt té veel informatie binnen via té veel stromen. Daardoor neemt je concentratie en kwaliteit van communicatie af, of kies je ervoor bepaalde informatiestromen te blokkeren.
Dat laatste klonk bekend. En toen ik even op een rijtje zette welke informatiestromen ik voor werk en privé allemaal had – zes mailboxen, zeven socialemediakanalen, een Area of People (buurtapp), achttien (actieve) groepschats én een enorme berg met individuele WhatsApp-gesprekken – snapte ik dat mijn emmer vaak en snel vol zit.
Geïnspireerd door Alexander Klöpping (hij maakte een gebruiksaanwijzing voor zijn collega’s) besloot ik een korte uitleg naar een vriendin te sturen. Dat ik wel graag wíl reageren, maar dat mijn informatiestroom zo vol is dat ik WhatsApp vaak laat liggen. Ik vroeg haar me te bellen als ze me dringend nodig had. En zei dat ik in de tussentijd mijn informatiestromen grondig onder de loep zou nemen om de overload te beperken.
Terugkijkend op deze actie was ik tevreden: ik deed onderzoek, legde de gedragsbepalers bloot, schreef een informatiebrief met concrete tips en stelde een plan op. En zo liet ik zien dat je zowel een slechte apper als een goede communicatieprofessional kan zijn.