‘We leren met elkaar tijd te nemen voor verandering’

Klimaatadaptatie, nieuwe technologie, ontwikkelingen in mobiliteit, de energietransitie, een omgeving die steeds hogere eisen stelt en ook meebepaalt. Deze ontwikkelingen hebben volgens Van den Berg grote impact op het werk van Rijkswaterstaat. “Het vraagt om een beweging van de organisatie én een verandering bij medewerkers. Maar juist in een veranderende omgeving, is het soms onduidelijk wat er van collega’s verwacht wordt.” Ook de praktijk botst nog weleens ziet Buruma, want Rijkswaterstaat is van origine een sterk oplossingsgerichte organisatie. “Van een communicatieadviseur worden in onze organisatie snelle oplossingen verwacht. Maar verandertrajecten gaan niet vanzelf en snelle oplossingen zijn vrijwel nooit direct voorhanden. Veranderen vergt een langere adem met een gedegen analyse en goed reflecteren met haalbare resultaten waar je samen aan werkt. Adviseurs voelen zich daarin soms best alleen, terwijl ze allemaal met dezelfde vragen worstelen.”

Met en voor collega’s

Van den Berg herinnert zich nog de eerste kennissessie die zij met communicatiecollega’s organiseerde. Het vormde de aanleiding voor de visie op verandercommunicatie en het latere leerwerktraject. Tegelijkertijd voelden de afdelingshoofden Communicatie dezelfde urgentie. “We wilden elkaar in de verschillende organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat versterken door een gemeenschappelijke visie op verandercommunicatie. Want alleen samen kun je die veranderingen die nodig zijn, dan ook echt kracht bijzetten vanuit ons vakgebied.”Rijkswaterstaat koos bewust niet voor externe adviseurs, maar voor het opzetten van een eigen community met als specialiteit het ondersteunen en begeleiden van veranderopgaven. Buruma is blij dat de kennis hiermee in eigen huis blijft. “Kennis over verandercommunicatie is hard nodig omdat ontwikkelingen alleen maar sneller op ons afkomen. De visie op verandercommunicatie is daarom samen met collega’s ontwikkeld en gebaseerd op al onze ervaringen, kennis, ideeën en boeken op het gebied van verandercommunicatie.” 

Van papier naar praktijk

Uiteindelijk moet de visie van het papier af. Van den Berg en Buruma ontwikkelden samen met een leerexpert daarvoor een leerwerktraject. In vier dagen komen allerlei aspecten van verandercommunicatie aan bod; van analyse en strategie tot uitvoering en van gesprekken met je opdrachtgever tot kijken naar je eigen rol als adviseur. Tussen de trainingsdagen door houden groepen intervisie met elkaar. Dat is belangrijk om ervoor te zorgen dat de overdracht van theorie naar dagelijkse praktijk goed tot stand komt.
Inmiddels is het vierde leerwerktraject alweer volgeboekt. Toch stonden collega’s voor de eerste editie destijds niet direct in de rij. Van den Berg moest collega’s over de streep trekken. “We vragen ook echt commitment wanneer je instapt. Vier trainingsdagen, leeswerk en voorbereiding. Iedereen is druk. Maar na het eerste leerwerktraject zat de training direct vol, omdat het zichzelf bewees. Het bleek een relatief kleine investering die juist veel opleverde.” Niet alleen deelnemers, ook hun leidinggevenden raakten overtuigd, zegt Buruma. “We stelden de casuïstiek centraal in het leerwerktraject. In feite neem je je werk mee naar de training om daar een keer echt de tijd voor te nemen. De feedback van collega’s biedt direct meerwaarde voor het werk dat je doet. Het kan zelfs het werk versnellen.”

Veilige leeromgeving

Van den Berg vindt het belangrijk dat deelnemers zich veilig voelen. “De trainingen nodigen uit om open en eerlijk te mogen zijn en dat hulp vragen mag, omdat je merkt dat collega’s met dezelfde uitdagingen worstelen. Terwijl als je in je eentje in een organisatieonderdeel zit, je soms onterecht denkt dat je de enige bent die daar tegenaan loopt. Dan is het veel lastiger om die kwetsbaarheid te tonen.” “Met het leerwerktraject voorkomen we dat communicatiecollega’s er alleen voor staan”, vult Buruma aan. “Dit traject zorgt ervoor dat mensen elkaar opzoeken en versterken. Ze weten ook beter wat er van ze wordt verwacht bij verandertrajecten. Dat je de denkkracht en leerervaringen van elkaar mag gebruiken voor een vraag en dat Rijkswaterstaat je daarbij ook helpt en ondersteunt.”

Rimpeleffect

Van den Berg en Buruma vullen elkaar voortdurend aan. Het is duidelijk dat de trainers na vier leerwerktrajecten goed op elkaar zijn ingespeeld. “We geven de training intuïtiever. Kijken wat er nodig is in de groep en durven af te wijken van het programma. We houden oog voor de groepsdynamiek. Wat bij de ene groep werkt, kan bij de andere groep minder goed aanslaan.” Inmiddels zorgt de gezamenlijke visie en taal al voor een rimpeleffect in de organisatie zegt Buruma trots. “Zelfs mensen die niet zijn opgeleid, nemen inmiddels het gedrag over van de ruim veertig deelnemers die het leerwerktraject hebben gevolgd. Gesprekken met opdrachtgevers leiden tot scherpere opdrachten en communicatieadviseurs beschikken over een rijker palet aan communicatie-interventies. Het kantelpunt lijkt daarmee bereikt waardoor we met verandercommunicatie nu steeds meer aan de voorkant van grote programma’s en projecten een verschil maken.” 

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________

Dit artikel is ook gepubliceerd in C: hét communicatiemagazine van Nederland met de laatste trends en actualiteiten, inhoudelijke rapportages, spraakmakende projecten en diepte-interviews met communicatieprofessionals. Leden van Logeion ontvangen het vakblad acht keer per jaar gratis op de mat, maar ook wanneer je niet aangesloten bent bij de beroepsorganisatie kun jij je abonneren op dit full colour blad vol vakkennis.

Lees meer over C

Of lees een van de vele andere artikelen uit C.