De luie collega
Februari. Het was weer tijd voor de voorbereiding van het jaarverslag. Voor de Communicatieafdeling betekende het jaarverslag elk jaar een megaproject met een aantal tussentijdse oplevermomenten en een finale deadline op 1 juni. Altijd spannend, maar natuurlijk ook erg bevredigend als het lukt om een mooi product af te leveren op het moment suprême. Zoals elk jaar werd een van de collega’s van Interne Communicatie de projectleider. De manager van de afdeling bepaalde wie de projectleider en wie de andere projectteamleden dit jaar zouden zijn.
Er moest een vormgever zijn en iemand die de content ‘uit de organisatie’ zou ophalen. De projectleider zelf zorgde voor de voortgangsrapportages en de communicatie met de opdrachtgever (de directeur). Ook zou de projectleider de contactpersoon zijn voor de belangrijkste contentleverancier, de afdeling Finance. De afdeling die natuurlijk zorgde voor het financiële deel van het jaarverslag, de jaarrekening.
Een team, een taak
Dit jaar werd Marije de projectleider. Ze had de kunst vorig jaar van collega Adriaan afgekeken, terwijl zij toen zorgde voor de content. Nu wilde ze graag verantwoordelijk zijn voor welslagen van het hele project. De Communicatiemanager van de afdeling vond het een goed idee. Ze had vertrouwen in Marijes geordende aanpak. Petra deed de vormgeving weer; daar was ze gewoon erg goed in. Ze had het hele jaar al creatieve ideeën genoteerd. Guusje zou dit jaar voor de content van de meeste hoofdstukken zorgen. Een hele afwisselende taak, waar meerdere gegadigden voor waren geweest. Het idee was dat Guusje, die als communicatieadviseur een goed intern netwerk had, voor elk hoofdstuk de doelstellingen en feitelijke resultaten zou vermelden. Bovendien zou ze voor elk hoofdstuk ook een medewerker uit ‘de lijn’ interviewen en daar een verhaal van ongeveer 250 woorden over maken. Dat verhaal zou dan in een kader tussen de zakelijke tekst worden geplaatst, zodat elk hoofdstuk deels ‘feitelijk’ en deels ‘verhalend’ zou worden. Net als de afgelopen jaren zou het jaarverslag zowel digitaal, als in een kleine oplage in hard copy, worden uitgebracht. Op 1 juni dus.
Het nieuwe projectteam ging fris van start. De directie van het bedrijf had de opdracht voor het jaarverslag duidelijk geformuleerd en Marije maakte een kloppende planning waarin een ieders taken mooi op elkaar aansloten. In de planning hield ze rekening met kleine tegenvallers. Daarvoor reserveerde ze hier en daar wat extra tijd. De afdeling Finance ging akkoord met de datum waarop zij hun cijfers zouden aanleveren.
Guusje deed haar ronde door het bedrijf en verzamelde de feiten voor de hoofdstukken. Doelstellingen en resultaten. En ze nam interviews af met de medewerkers die eraan hadden gewerkt. Liefst het verhaal met ups en downs, dat geeft een mooi inkijkje in hoe hard aan de resultaten gewerkt is.
Guusje waar zeit gij?
Guusje was een aantal dagen per week op pad. Er waren drie vestigingen om te bezoeken en Guusje werkte ook thuis. Ze was soms dagen uit het zicht. Het viel Marije op dat Guusje, als ze er wel was, steeds herhaalde dat ze het druk had, maar de eerste content liet toch op zich wachten. Te lang eigenlijk, gezien de planning.
Het was lastig om Guusje te spreken te krijgen, want ze kwam niet op regelmatige tijden naar kantoor. Het teamoverleg zegde ze herhaaldelijk af of ze kwam onverwacht niet opdagen. Telefonisch contact of Whatsapp-berichtjes leverden altijd een antwoord in de trant van ‘druk, druk, druk’. Kortom, Marije kreeg geen zicht op Guusjes productiviteit en ze twijfelde over haar beweerde drukte en stress.
Ook vormgever Petra had er last van dat de content op zich liet wachten. Ze klaagde daarover bij andere collega’s op de communicatieafdeling. Ze kon met haar creatieve omlijsting niet verder zonder de nodige teksten. Op de afdeling werd intussen gekletst dat ‘men’ Guusje op de vestigingen wel had gezien, maar meestal kort of buiten aan het roken. Niet aan haar werk dus. Ze zou te lui zijn voor deze taak. Ze beantwoordde haar mailtjes niet, of pas ’s avonds, wat verhinderde dat er nog overlegd kon worden bij onduidelijkheden. De collega’s overlegden met Petra en met elkaar hoe je met een luie collega kan omgaan.
Zij lui of wij lui?
De eerste tussentijdse opleverdatum werd gemist. Dat kon de hele planning doen opschuiven. Marije begon zich gelijk zorgen te maken. Ze zag zich voor het dilemma geplaatst om dan zelf maar een paar hoofdstukken te doen, die van Guusje dus over te nemen, zodat het team de volgende opleverdata wel zou kunnen halen. Maar dat zou ongetwijfeld betekenen dat Marije haar eigen taken daaronder zouden lijden.
Ze uitte haar zorgen over het niet behalen van de eerste tussentijdse deadline bij de Communicatiemanager. Die vroeg allereerst hoeveel moeite Marije al had gedaan om met het hele projectteam om de tafel te gaan zitten. Of ze daadwerkelijk wist wat er aan de hand was. Dat zette Marije aan het denken. Dat de collega’s, en zijzelf nu ook, zomaar aannamen dat Guusje lui was, was eigenlijk wel onprofessioneel. Wie weet speelde er iets anders.
Ze zette alles op alles om Guusje in persoon te spreken. Dat lukte uiteindelijk. Het werd een lang gesprek. Marije gaf aan wat het missen van tussentijdse opleveringen betekende voor het hele project. Ze vroeg of Guusje kon aangeven hoe het kwam dat zij haar eerste deadline had gemist. Eerst herhaalde Guusje dat ze het te druk had en stress voelde. Toen bleek dat die stress niet alleen uit het werk volgde, maar ook uit haar privésituatie. Problemen met haar kind op school leidde tot verwijten over en weer met haar echtgenoot en bovendien was haar moeder ziek. Het jaarverslagproject vond ze uitdagend en leuk, maar het lukte haar eenvoudig niet iets op papier te krijgen. Ze miste de concentratie momenteel.
De achterliggende reden
Op Marijes doorvragen over wat haar zou helpen, vertelde Guusje dat ze bij stress af en toe wiet gebruikte om te ontspannen. “Eerlijk gezegd loopt dit de laatste maanden wel een beetje uit de hand”, voegde ze eraan toe. “Ik heb mijn huisarts al om hulp gevraagd, want ik het lukt me in mijn eentje niet om te minderen.” Guusje pulkte aan haar nagelriemen. Ze keek Marije niet aan. Marije vroeg niet verder.
Samen overlegden ze wat, vanuit het werk gezien, het beste zou zijn voor Guusje en voor het jaarverslagproject. Met wat hulp van de bedrijfsarts en kon Guusje, ziekgemeld, rustig afkicken zonder dat iedereen alles hoefde te weten. Het jaarverslagproject kwam weer op stoom met een met een nieuw teamlid voor de content en natuurlijk met vereende krachten. Op verzoek van Marije stopten de andere collega’s met de speculaties over de vermeende luiheid van Guusje.
Disclaimer
De verhalen die ik schrijf zijn fictieve verhalen. Ze zijn het product van mijn belevenissen én mijn fantasie. Namen, karakters, plaatsen, bedrijven, gebeurtenissen, ze zijn door mij op een fictieve manier gebruikt. Elke overeenkomst die je denkt te zien met bestaande personen, plaatsen, bedrijven en gebeurtenissen is dus puur toeval.