Onderschat én overschat niet de techniek van online evenementen

Joost, jij bent eigenaar van Yellenge. Even nieuwsgierig: waarom ben je een aantal jaar geleden dit bedrijf gestart?
“Eigenlijk vanwege mijn eigen ervaringen als deelnemer op congressen. Tijdens keynotes had ik altijd een hoop vragen, maar deze in een volle zaal stellen vond ik lastig. Ook is er vaak niet veel ruimte voor dialoog, maar bovenal dacht ik; niet iedereen is extravert en er zijn vast veel meer vragen in de zaal die nu niet aan bod komen. Ik sprak er na afloop over met een communicatieadviseur die het congres mede georganiseerd had. Ze vertelde dat het mooi zou zijn als deelnemers interruptievrij vragen zouden kunnen stellen. Zonder dat ze 'in the picture' hoeven te staan. Dit was voor mij de aanleiding om serieus na te gaan denken over een totaalbeleving voor deelnemers aan een event. Dat heeft geleid tot Yellenge”, vertelt Joost.

In maart werd de impact van het coronavirus en de bijbehorende maatregelen in Nederland duidelijk. Yellenge is een Eventmanagement Platform dat zich primair richt op live-events. De live-evenementen konden voorlopig niet meer doorgaan, zo ook C-day20. Wat dachten jullie bij Yellenge toen?
Joost zegt: “We ervaarden al in januari en februari dat een deel van onze vooral internationale klanten fysieke bijeenkomsten begonnen te cancelen. Ook kregen we van klanten te horen dat congressen die in de planning stonden onzeker werden, omdat deelnemers uit Azië thuis bleven. Ik kan me nog herinneren dat ik op kantoor zei: 'Als dit virus naar Europa komt, dan gaan we daar zeker nog veel van merken.' En dat is gebleken. Op dit moment is de vraagstelling veranderd en willen organisaties dat we meedenken over de vraag ‘hoe we middels online events toch bij kunnen dragen aan marketing- en communicatiedoelstellingen’. Niet communiceren met leden, medewerkers of andere stakeholders is geen optie, dus wordt de vraag: Kunnen we een inhoudelijk evenement naar online verplaatsen en hoe werkt dat? Kunnen jullie ons hiermee helpen?”

Hij vervolgt: "Het voordeel was dat we in 2017 al een eenvoudige variant voor online events ontwikkeld hadden. Een functionaliteit die vooral bedoeld was voor deelnemers die niet fysiek wilden of konden afreizen naar een congres, maar enkel de behoefte hadden om een belangrijke keynote te volgen. Daarvoor hadden we de mogelijkheid om losse onderdelen te livestreamen. We zijn met ingang van de lockdown de basis gaan uitbreiden om volledig geïntegreerd een online congres te kunnen aanbieden.”

Wat heb jij geleerd van deze periode als het gaat om voor- en nadelen van online events. Is de toekomst hybride varianten van evenementen?
“Hybride varianten zijn er denk ik altijd geweest", zegt Joost. "Misschien een vreemd voorbeeld, maar in het Brabantse dorp waar ik geboren ben, werd de wekelijkse mis in de kerk bezocht door kerkgangers en was er bij het plaatselijke bejaardentehuis een live-uitzending te zien in de aula. In het verleden was er soms ook bij ons al sprake van hybride events. De nadruk lag vooral op het fysieke event en online was een bijkomstigheid. Nu is het andersom. Online is dominant en dat vraagt ook een andere blik op hoe je de inhoudelijke boodschap aanbiedt. Ik geloof en merk dat je juist bij een online event de deelnemer geen knoppenkast met mogelijkheden voor moet schotelen, maar juist een goed geregisseerd programma. Zo neem je als organisatie de verantwoordelijkheid voor de deelnemer dat de boodschap goed overkomt en beklijft. Teveel keuzes zorgt ook voor veel ruis, onduidelijkheid en afleiding.”

Momenteel faciliteren en produceren jullie online evenementen? Wat en hoe doen jullie dat precies?
“De afgelopen weken hebben we tientallen online events gedaan. Van plenaire sessies tot ledenvergaderingen met gewogen stemmen. Ook het meer klassieke congres met diverse sprekers en workshops hebben we verzorgd. Heel divers. Gelukkig zijn we druk geweest. Yellenge is hierbij een softwareleverancier en adviseur in één. We leveren techniek waarmee de organisator een compleet congres zowel online, hybride als in de pre coronatijd fysiek organiseert. Alle veelvoorkomende eventprocessen zijn geautomatiseerd en deelnemers worden voorzien van een eigen account en een persoonlijke app die betrekking heeft op een event. Yellenge neemt de organisator mee bij het ontwikkelen van een online event. Dit begint bij gesprekken over welke inhoud gecommuniceerd dient te worden en wanneer, dat is immers leidend en leidt uiteindelijk tot een uitgewerkt draaiboek met planning, visuele bumpers, het verzorgen van een eventwebsite, registratie, en de plek waar de livestream uitgezonden wordt”, zegt Joost. 

Heb je een gouden tip voor mensen die een online evenement organiseren?
Joost vindt: “Onderschat, maar ook overschat, de techniek niet. Verplaats je constant in de deelnemer die achter een scherm zit, in een omgeving waarin niet altijd de focus goed vast te houden is. Je onvoldoende verplaatsen in de deelnemer en zijn of haar verwachting maakt dat ze tijdens het online event niet de verbinding voelen en daardoor in het slechtste geval de verbinding verbreken. Tot slot: doe het goed en professioneel. Huur een dagvoorzitter of sidekick in met tv-ervaring én zorg voor een regisseur.”

En… wat is in jouw ogen de meest gemaakte vergissing?
Joost zegt: “De gedachtegang dat je een fysiek event online kunt nabootsen. Hoewel het de creativiteit van de communicatieafdeling of eventmanager ontzettend prikkelt, is de ervaring online echt anders en niet na te bootsen. En misschien ook goed om aan te geven, maak het jezelf met online events niet te moeilijk, dat geeft meer ruimte voor kwaliteit, minder stress en het komt je online productie ten goede.”

Veel Logeion-leden kennen Yellenge als partner van de grote events van Logeion, zoals C-day. Alle partners zijn zeer inhoudelijk gedreven. Wat is jouw vakinhoudelijke missie?
“Het kinderlijk eenvoudig maken van het organiseren van een complex congres, medewerkersbijeenkomst, symposium of een ander type event. Ook hebben we het doel met ons platform evenementen veel sneller dan nu gebeurt te verduurzamen. Zo zeggen wij bijvoorbeeld tegen elke klant; stop met goodiebags, schaf geen plastic badges aan, maar gebruik de papieren variant, die we bijvoorbeeld aanbieden”, vertelt Joost.

Tot slot jouw glazenbol: koersen we af op het einde van fysieke events? Of gaan we juist een herwaardering meemaken?
“Beiden zullen plaatsvinden. Sommige events die eerder fysiek waren, zullen prima online te organiseren zijn met evenveel bereik en effect. Bij andere bijeenkomsten maak je met fysiek samenkomen echt het verschil. Ik denk dan een presentatie waarbij de spreker je grijpt en je inspireert. Daardoor blijft de boodschap hangen en is het effect van een fysiek event onovertroffen”, aldus Joost Callaars.