8 lessen voor succesvolle participatie
Levendige avonden in buurt- en dorpshuizen. Waar inwoners, experts en andere belangstellenden met bestuurders van lokale en regionale overheden het gesprek aangaan. Dát is hoe velen tot voor kort bewonersparticipatie voor zich zagen. Vaak om ‘opbrengst’ te halen en ruimte te geven aan ‘de beweging van onderop’. Altijd met goede intenties, maar toch regelmatig met een teleurstellend resultaat. Waarom?
Omdat verwachtingen over wat je met elkaar kunt en komt doen vaak zeer uiteenlopen. Bij deelnemers, bij bestuurders, bij ambtenaren. Bij de experts. Niet zelden zijn de zaaltjes eenzijdig samengesteld en zijn vooral de belangenbehartigers en de door overheden vaak met cynisme begroette ‘usual suspects’ goed vertegenwoordigd. Het gaat ondanks alle goede bedoelingen dus nogal eens mis. En hoe jammer is dat!
Kennis, ideeën en ervaring uit de samenleving zijn onmisbaar voor beleid
Participatie en consultatie zijn namelijk hartstikke belangrijk. Werken met de enorme hoeveelheid kennis, ideeën en ervaring uit de samenleving is een onmisbaar onderdeel geworden voor heel veel beleidsthema’s. Of voor grote opgaven zoals de Regionale Energie Strategie en de omgevingsvisies van gemeenten en provincies. En natuurlijk kun je als overheid bijdragen aan je eigen succes. Het begint allemaal met helderheid en eenduidigheid. Bijvoorbeeld door een onderscheid te maken tussen participatie en consultatie. De meeste overheden gebruiken deze termen door elkaar of gooien ze op één hoop, terwijl beide begrippen echt iets anders betekenen: bij participatie doe je mee, bij consultatie mag je jouw ideeën en kennis laten horen. Zorgen voor heldere verwachtingen en je daar ook aan houden, is de basis voor een kansrijke aanpak.
Acht lessen over succesvol zijn en aandachtspunten
In twintig jaar communiceren met de ‘omgeving’ van onze opdrachtgevers hebben wij, Ilse Luijken en Jaap Jepma van Noordtij, flinke ervaring opgedaan. Fouten gemaakt ook en daarvan geleerd. Benut vooral het voordeel van de volgende acht lessen: De mal en de contramal.
Les 1 - Bestuurlijke visie en helderheid
Niets zo prettig als een bestuurder die weet wat ie wil. Dat is in elke zaal fijn. Of het nu gaat om een eenmalige inspraakavond of om de start van een proces van samenwerking. Geef als bestuurder aan waar je voor staat. Het is beter om ruzie te maken met een bestuurder wiens mening je niet deelt, dan de indruk te hebben dat iemand niet weet wat hij wil. En daarmee is de contramal ook geschetst: de onzekere bestuurder die aangeeft dat hij het antwoord in deze complexe zaken ook niet heeft en dus eerst zijn oor te luisteren legt voor hij een mening heeft. Geloof ons: bewoners hebben veel liever duidelijkheid, ook als het antwoord hen niet bevalt. Als je het weet, zeg het dan gewoon. Ook als het schuurt.
Les 2 - Bied kaders en uitgangspunten
Geef aan de start van een proces helder aan wat de kaders en uitgangspunten zijn waar betrokkenen rekening mee moeten houden, of het nu gaat om gebiedsontwikkeling, grootschalige opwek van duurzame energie of overlast die ervaren wordt. Sommige dingen kunnen wel, andere niet. De keerzijde van die kaders is vaak praktijk: overheden zijn open, wervend en uitnodigend met een blanco blad. Tot deelnemers met uitgewerkte ideeën komen, dan worden vaak de beperkingen geduid. Wees slim en neem geen blanco canvas mee maar deel (het programma) wat al vast ligt.
Les 3 - Geef ruimte om eigen, herkenbare wensen gerealiseerd te zien
We hebben in de afgelopen jaren prachtige voorbeelden gezien van overheden die in de taal van hun inwoners een beleidsdocument maakten en daar ook uitvoering aan wisten te geven. Chapeau! De keerzijde is dat overheden de opbrengst uit participatie en consultatie de beleidsmal intrekken en daarmee naar een andere werkelijkheid. De wens om een trapveldje in de buurt te hebben wordt dan ineens ‘het versterken van sociaalmaatschappelijke voorzieningen’ of de zorg over bereikbaarheid verandert in ‘toekomstbestendige regionale infrastructuur’. Wees helder en lever waar om gevraagd is.
Les 4 - Ambtenaren
De meeste ambtenaren die er op uit trekken om in gesprek te gaan, zitten boordevol enthousiasme en goede intenties. En dus slagen ze er best vaak in om anderen te verleiden om mee te denken, mee te doen en al hun kennis en creativiteit in te zetten. Sommigen dragen dat ook op een goede manier mee terug het eigen gemeentehuis in. En toch is de contramal dat het daar vaak fout gaat. Want in die gemeentehuizen zitten ook veel ambtenaren wiens werk het juist is om de regels te toetsen en de kaders te bewaken. Vaak botst dat. Niet zelden struikelt het dan en horen betrokkenen na de enthousiaste consultatie niets meer terug over het mooie idee dat in een fijn proces is gedeeld.
Les 5 - Heb respect voor de beleving en ervaring van betrokkenen
Mensen zijn geen zeikerds. Oké ze bestaan wel, maar in het algemeen komen bezoekers naar bijeenkomsten omdat ze vanuit goede intenties mooie ideeën willen delen. Of omdat ze zich oprecht ergens zorgen over maken of omdat zich niet gehoord voelen. Daar respect voor tonen levert een heel andere start op dan het niet willen horen. Het is bijzonder hoe vaak bestuurders en ambtenaren, of uitgenodigde experts, oprecht betrokken deelnemers aan moeilijke avonden afserveren met een opmerking als “dat weten we al van u, u wilt het niet…”, of “u blijft maar zeggen dat u daarvan last heeft, maar we voldoen aan alle regels.” Alsof de beleving of ervaring dan niet meer telt. Voor procesbegeleiders is het een hele kluif om de goede toon te hervinden als opdrachtgevers zelf zo de mist in vliegen. Pak het anders aan en probeer niet alles te objectiveren op basis van onderzoek of wetgeving. De beleving telt.
Les 6 - Pluk laaghangend fruit meteen: denk inside the box
Zeker als het gaat om visievorming wordt een enorm beroep gedaan op de meedenkkracht van de omgeving. Maar dat kan heel erg moeilijk zijn. Tien jaar of verder vooruit kijken is razend complex. Sluit daarom niet uit dat het ook over vandaag en dichtbij mag gaan. Out of the box denken is bovendien niet altijd nodig. Om de Britse Dr. Who te citeren als hij zijn ruimteschip in de vorm van een telefooncel introduceert: “it’s bigger on the inside”. Als je alleen heel ver vooruit mag kijken belemmert dat mensen in hun betrokkenheid. Hun primaire beleving zijn de zorgen of wensen van vandaag en morgen, geef daar dus óók ruimte aan. Combineer het nadenken over de toekomstvisie met het plukken van laaghangend fruit en biedt ruimte voor de actie van morgen. We kennen de succesvolle voorbeelden van gemeenten die het nadenken over de verre toekomst combineren met de beschikbaarheid van een buurtbudget voor de korte termijn.
Les 7 - Accepteer dat je (bijna) nooit met een schone lei begint
Niet zelden beginnen bijeenkomsten en processen met een flinke dosis argwaan of zorg. Dat betekent dat veel betrokkenen daardoor niet onmiddellijk in de meedenkstand zitten. Gek? Helemaal niet. Vaak spelen (negatieve) ervaringen uit het verleden een rol. Buurtbewoners hebben bijvoorbeeld al eens meegedacht over nieuwe voorzieningen in de buurt, die er vervolgens niet of pas na jaren kwamen. Stakeholders hebben de provincie van allerlei munitie voor nieuw beleid voorzien, maar kregen nooit een terugkoppeling. Het dorp gaf aan dat ze een bepaald stukje groen graag wilden gebruiken voor woningbouw, wat niet kon, en nu mag er zich opeens wel een groter bedrijf vestigen. We ervaren vaak de wens om met een schone lei te beginnen en eerdere ervaringen te vergeten. Hoewel dit met goede bestuurlijke en ambtelijke intenties gebeurt is dit niet realistisch en soms zelfs kwetsend. De lei is niet schoon. Deelnemers nemen hun ervaringen mee. Zorg dat je eerst aandacht hebt voor het vuil. Spreek af hoe je nieuwe krassen voorkomt.
Les 8 - Geef vertrouwen
In de ruimtes waarin we met omgevingspartners van overheden spreken zit vaak enorm veel kennis, ervaring en ideeën. Het mooie is dat deze samenleving ook vaak hardop vraagt: “Geef ons het vertrouwen overheid, dat we dit goed kunnen regelen of dat we daar met elkaar eerst eens over na mogen denken.” Op sommige dossiers pakken sommige overheden dat goed op, zoals we dat bijvoorbeeld zien in het ‘uitdaagrecht’. Het is jammer dat veel overheden dat nog omkeren en juist zelf om vertrouwen vragen: vertrouwt u er nou op dat we het dit keer goed aanpakken. Vertrouwt u op onze deskundigheid…
Zomaar acht lessen op een rijtje. Lessen die vooral gaan over de uitgangspunten voor succesvolle interactie. Over de keuze van middelen en werkvormen hebben we het dan nog niet eens gehad. Wat ons betreft zijn die ook van minder belang. Zulke middelen zijn immers altijd ondersteunend aan het proces. Toch zien we in de actualiteit dat de middelen in veel processen een hoofdrol spelen. De coronacrisis maakt dat pijnlijk duidelijk.