Wat betekent het openen van scholen voor de communicatiestrategie?

Communicatie heeft meerdere functies. Emeritus hoogleraar communicatiewetenschappen, Betteke van Ruler, onderscheidt er in haar bekende model ‘Communicatiekruispunt’ vier. Daarin maakt ze een onderscheid tussen eenrichtingsverkeer en dialoog en tussen de doelen bekendmaking en beïnvloeding. Het model is helpend bij de bepaling van de eigen communicatiestrategie in deze periode. De huidige situatie vraagt om een breed palet aan communicatie-acties. Afhankelijk van de doelgroep en het specifieke doel.
Wanneer kies je welke aanpak?

• Wanneer je een boodschap eenduidig wilt overbrengen zonder dat je interactie verwacht, is er sprake van informering. Bijvoorbeeld als je bekend maakt wat de praktische gevolgen zijn van de verruimde kabinetsmaatregelen.
  
  
• Wil je met je boodschap de doelgroep beïnvloeden en aanzetten tot bepaald gedrag, dan kies je een aanpak die past bij overreding. Hierbij gaat het om het sturen van houding en/of gedrag. Bijvoorbeeld als je wilt dat men de regels opvolgt die te maken hebben met het coronabeleid.

• Wil je het gesprek aangaan met leerlingen, ouders en medewerkers, dan is er sprake van dialogisering. Bijvoorbeeld als je wil weten hoe de ervaringen van ouders en leerlingen zijn geweest met het onderwijs op afstand. 

• Wanneer er sprake is van tegengestelde belangen, probeer je door hoor en wederhoor toe te passen een gemeenschappelijke oplossing te creëren. Dit noemen we – zoals in het geval van een kabinetsformatie – formering. Bijvoorbeeld als er weerstand is tegen een combinatie van afstandsonderwijs én onderwijs op school. 

Praktische aanbevelingen
Vanzelfsprekend is elke school weer anders. Elke school heeft haar eigen leerlingen, ouders en medewerkers. Haar eigen cultuur. De genoemde aanbevelingen hebben daarom een algemeen karakter. Ze kunnen worden aangepast aan de specifieke situatie van de school en worden aangevuld met andere acties. De aanbevelingen zijn geordend conform de indeling van het eerder beschreven model.  

Informeren:

• Laat, voordat andere groepen worden geïnformeerd, je medewerkers weten wat de laatste kabinetsmaatregelen praktisch betekenen voor je onderwijsorganisatie.
• Sluit bij al je communicatie aan op de informatie van het kabinet en de experts (zoals het RIVM). Zie: Factsheet Rijksoverheid maatregelen 21-04-20
• Nadat je medewerkers zijn geïnformeerd, communiceer je met leerlingen en ouders wanneer en op welke wijze de school weer opengaat.
• Communiceer tot het moment van heropening regelmatig welke stappen je team zet om de leerlingen weer te kunnen ontvangen op school.
• Stel een Q&A op met vragen die je verwacht en daarop aansluitende antwoorden. Overhandig de Q&A aan je medewerkers.
• Geef bij/in je locaties aan wat de ‘spelregels’ zijn voor leerlingen en medewerkers. Zorg dat deze regels eenduidig zijn en eenvoudig te begrijpen. Gebruik simpele taal en pictogrammen. Ook bijvoorbeeld pijlen om de looprichting aan te geven, kunnen een sterk communicatiemiddel zijn.

Overtuigen:

• Geef in je communicatie aan met welke reden je bepaalde maatregelen hebt genomen. Heb je daarbij het advies van specialisten meegenomen, benoem dit dan.  Dit geldt zowel voor je interne organisatie als naar ouders en leerlingen.
• Benoem ook de dilemma’s waarmee je hebt geworsteld bij het bepalen van de aanpak.
• Herhaal of vertel dat zowel het PO als het VO met de minister heeft afgesproken dat er een warme overdracht plaatsvindt nu leerlingen geen reguliere eindtoets in groep 8 hebben kunnen doen. Daarnaast komt er in het eerste jaar van het VO een extra evaluatiemoment.
• Maak zichtbaar wat de positieve opbrengsten zijn van de afgelopen periode, waarin onderwijs op afstand werd gegeven. Vertel ook wat je hebt gedaan om iedereen zo veel mogelijk bij het onderwijs te betrekken.

Dialogiseren:

• Informeer naar de individuele ervaringen van je medewerkers, leerlingen en hun ouders met onderwijs op afstand.
• Ga met ouders in gesprek over hoe je in de komende periode invulling wilt geven aan educatief partnerschap. Nu de rol van fysiek onderwijs weer meer op de schouders van de leerkracht komt te liggen, blijft directe betrokkenheid van de ouders bij het onderwijs belangrijk.
• Creëer een mogelijkheid voor ouders en leerlingen om hun vragen en zorgen kwijt te kunnen. Bijvoorbeeld in de vorm van een speciaal mailadres, chatfunctie op de website of telefonisch spreekuur.
• Organiseer een online ouderavond. Bijvoorbeeld door middel van Zoom of Microsoft Teams. Afhankelijk van de grootte van de groep kun je kiezen voor een online meeting waarin iedereen kan meepraten of een webinar waarin de deelnemers via chat vragen kunnen stellen.
• Vind een manier om invulling te geven aan bilaterale overleggen met ouders en leerlingen. Denk aan portfoliogesprekken, tienminutengesprekken of driehoeksgesprekken. Laat die gesprekken zo veel mogelijk doorgang vinden. Ook hiervoor kun je gebruikmaken van online oplossingen als Microsoft Teams of Zoom.
• Blijf het contact zoeken met leerlingen en ouders die ‘onzichtbaar’ waren in de afgelopen periode.
• Deel via je bestaande kanalen (als digitale nieuwsbrief, website en sociale media) regelmatig de stappen die worden gezet ondanks de lastige omstandigheden.
• Betrek medewerkers, leerlingen en ouders bij het bedenken van alternatieve vormen voor festiviteiten als het schoolfeest, eindejaarsfeest en diplomering. Zo organiseerde het Niftarlake College in Maarssen een online schoolfeest met 1.600 leerlingen waar vier DJ’s live de muziek verzorgden vanuit hun eigen huiskamers. 

Formeren:

• Ga het persoonlijke gesprek aan met ouders, leerlingen en medewerkers die angst hebben om weer naar school te komen. Wijs hen op de recente onderzoeken die het RIVM heeft uitgevoerd, waaruit blijkt dat het besmettingsrisico bij kinderen en jongeren beperkt is. Geef aan dat er testmogelijkheden zijn voor leerkrachten.
• Overleg met je team en de MR hoe jouw school invulling geeft aan het onderwijs in de komende periode. Bepaal in overleg bijvoorbeeld hoe groepen worden ingedeeld, welke rol afstandsonderwijs houdt, wie er op school zijn en wie niet, welke onderwijskundige en andere doelen je nastreeft en waar je in het onderwijs het accent op legt.
• Heb begrip voor medewerkers die in de risicogroep vallen en daardoor angst hebben om naar school te komen. Onderstreep de waarde van hun rol binnen het team en geef hun taken die ze op afstand kunnen uitvoeren.

Er komt veel op je af als schoolbestuurder/directeur/manager/communicatieprofessional. Nog meer dan in de afgelopen periode. Ook op het gebied van communicatie. Zorg dat je zo nu en dan ‘klankbordt’ met een externe professional. Hij/zij kan ervoor zorgen dat je communicatie aan blijft sluiten op de situatie van dat moment.

Peter van Leeuwen is interim manager en adviseur en onder meer werkzaam voor diverse organisaties binnen het onderwijs en de zorgsector, zoals B&T.