Corine van Buren-Koopmans: 'Wanneer het erop aankomt, kan je heel veel bereiken in korte tijd'

Wat veranderde voor jou en je collega’s op het moment dat het Catharina Ziekenhuis een groeiend aantal coronapatiënten op moest nemen?
“Goed starten is belangrijk! Mijn reguliere functie is senior communicatieadviseur. Toen ik twee jaar geleden startte in het Catharina Ziekenhuis ben ik getraind als Hoofd Taak Organisatie Crisiscommunicatie (HTOC) als back-up voor mijn collega in het communicatieteam. Op 2 maart begon de COVID-19-marathon. Net terug van skivakantie werd ik op maandag bijgepraat door mijn twee communicatiecollega’s. We hebben doorgesproken wie welke rol zou pakken en ik kreeg de HTOC-rol toebedeeld. Vanaf dinsdag 3 maart zaten we 24/7 in de crisisorganisatie. De maand maart bestond uit de eerste sprint. Die bestond uit de opstart en de juiste ‘heart beat’ krijgen in het communicatieteam. Ook waren we bezig met de kanalen installeren en vervolgens die interne en externe kanalen voorzien van duidelijke en heldere kernboodschappen. Als HTOC had ik de taak om de lijnen kort te houden en ervoor te zorgen dat alle acties tijdig werden uitgevoerd.”

“Voor het team was het ‘alle hens aan dek’. Dan merk je dat wanneer het erop aankomt je heel veel kan bereiken in korte tijd. Zo maakten we vanaf de start iedere dag een video-update, net zo duidelijk en praktisch als Jeugdjournaal-items. We cascaderen die naar teams via een nieuw opgezette WhatsAppgroep voor het hele ziekenhuis. Deze zijn door het hele ziekenhuis zeer positief ervaren en daar ben ik best trots op. Ook ben ik vanaf dag 1 onderdeel van het materialenteam voor persoonlijke beschermingsmiddelen, medicatie, beademingsapparatuur, etc. geweest. Zoals je weet was er in het begin een tekort aan alles. Dan moet je als ziekenhuis creatief zijn en out of the box denken. Zo printten we zelf onderdelen om spatbrillen te maken en maakte een externe partij schorten voor ons! We maakten duidelijke foto-instructies over het dragen van de persoonlijke beschermingsmiddelen en gaven medewerkers toelichting via de dagelijkse video-updates. Na een maand werd ons team versterkt met externe communicatiecollega’s van allerlei specialismen, zoals persvoorlichters, communicatieadviseurs en HTOC. Dat gaf ons team halverwege de marathon de broodnodige adempauze en de ruimte om ons weer klaar te maken voor de volgende fase.”

Hoe ziet een dag voor het communicatieteam van het Catharina Ziekenhuis er nu uit tijdens deze tijden?
“In deze fase werkt een deel thuis en een deel in het ziekenhuis op anderhalve meter van elkaar af. Zelf ben ik de afgelopen twee maanden iedere werkdag naar het ziekenhuis geweest. Afgelopen week hebben we ons klaargemaakt voor het anderhalvemeterziekenhuis. Vooral die anderhalve meter afstand houden is moeilijk in een ziekenhuis met veel gangen en liften. Vanuit de gedragsbeïnvloedingstheorie en nudging zijn we gaan visualiseren met stickers op de grond en richten wij ons op heldere en duidelijke communicatie voor intern en extern.”

We zagen ook wel kijkjes achter de schermen van jullie artsen en verpleegkundigen langskomen via social media en tijdens het RTL journaal. Is dat een bewuste keuze geweest?
“Het doel was om als ziekenhuis vanaf het begin operationeel te blijven en in control. Vanaf dag 1 hebben we dan ook bewust gekozen om van binnen naar buiten te werken. Eerst zorgen dat de eigen medewerkers en hun naasten goed geïnformeerd zijn en dat de werkprocessen goed lopen, daarna zijn we direct naar buiten getreden. Normaal worden we positief kritisch gevolgd. Nu was de media afhankelijk van de informatie die wij naar buiten brachten. Dat hebben we transparant en proactief gedaan. Het is wel elke dag keuzes maken. Het aantal aanvragen was enorm. En de belangrijkste stakeholders waren en zijn onze patiënten, hun naasten en de medewerkers. Die moeten als eerste weten waar ze aan toe zijn. Bovendien: het speelde in het begin alleen in Brabant. Het was belangrijk om Nederland te informeren over wat er gaande was. Dat is een bewuste mediastrategie geweest. Landelijk blijven informeren over de toestand in Brabant.”

We hebben het vaak over de impact van corona op de professionele werkzaamheden, maar wat is de impact ervan op jezelf en je thuisomgeving?
“De eerste weken was het balanceren op het werk en thuis. Wat ik bijzonder vind is dat deze crisis voor versnelling van innovaties zorgt. Vooral op het gebied van e-health. De eerste weken werkte ik alle dagen van de week en dan is het super fijn dat mijn kinderen gewoon naar de basisschool en de opvang kunnen. Ik had anders niet geweten hoe ik, samen met mijn man die ook druk was op zijn werk, dit had moeten combineren om alles in goede banen te leiden.”

Heb je nog tips of aanbevelingen voor vakgenoten naar aanleiding van de afgelopen periode?
“Volhouden, rustig blijven en beseffen dat het een periode van een lange adem is, een echte marathon. Dus houd rekening met elkaar en wees creatief in het zoeken naar oplossingen binnen je organisatie en de communicatie daarover.”