De communicatie rondom de bouw van een van de grootste sluizen ter wereld

Het sluizencomplex bij Terneuzen is dé toegangspoort naar de havens van Terneuzen en Gent en zorgt voor een scheepvaartverbinding tussen Nederland, België en Frankrijk. De Nieuwe Sluis zorgt voor een betere toegang en vlottere doorstroming van het toenemende scheepvaartverkeer, voor zowel binnenvaart- als zeeschepen. Vlaanderen en Nederland kunnen door de komst van de Nieuwe Sluis en de daardoor verbeterde infrastructuur beiden rekenen op een aanzienlijke economische impuls.

Geraldine, dit lijkt een enorm omvangrijk en langdurig project. Wat is jouw rol als communicatieadviseur in deze en hoe ziet jouw dag er uit?
“Al mijn hele leven woon ik nog geen 300 meter van het sluizencomplex in Terneuzen. Dat maakt het werken voor dit megaproject extra bijzonder. Elke morgen stap ik dus op de fiets naar mijn werk (in plaats van met de auto door de Westerscheldetunnel naar ons kantoor in Middelburg). Vanuit Lievens ben ik al sinds de planfase in 2013 gedetacheerd bij de opdrachtgever van de Nieuwe Sluis; de Vlaams-Nederlandse Scheldecommissie. In de planfase beslisten we dat de opdrachtgever verantwoordelijk blijft voor de communicatie richting de omgeving. Een strategische keuze zodat daar niet op bezuinigd kan worden, want zo’n megaproject valt of staat bij goede communicatie. De aannemer voert het werk aan de Nieuwe Sluis uit en houdt ons op de hoogte van de werkzaamheden die ze verrichten. Mijn dag begint dus geregeld met overleg met de aannemer om te checken hoe het ervoor staat. Naast het aanleggen van de sluis, zijn er ook veel deelprojecten op en rondom het sluizencomplex die erbij horen, zoals de aanleg van een nieuwe dienstenhaven of het aanpassen van wegen en kades in de omgeving. Als communicatieadviseur én inwoner van Terneuzen weet ik dat als ze bijvoorbeeld bij de dienstenhaven gaan heien, wellicht een ander deel van de stad ‘last’ van de werkzaamheden heeft. Wellicht zijn er dan ook andere stakeholders betrokken, spelen er nog issues die we eerst moeten oplossen of waarmee we rekening moeten houden en is het interessant om de media te betrekken. Daar pas ik het communicatiepad op aan. Daarnaast is er elke werkdag wel wat te organiseren, eind 2019 was de starthandeling van het deelproject dienstenhaven. Op dit moment organiseren we de volgende periodieke inloopavond in ons informatiecentrum en de tweede open dag waarbij bezoekers een uniek bezoek aan het bouwterrein kunnen brengen. We merken dat de omgeving veel interesse heeft in de voortgang van het werk. Dagelijks staan er mensen op het uitkijkpunt aan de rand van het werk en hebben we een groot aantal kijkers op onze online webcam. Ik merk dat vooral trots en interesse overheersen, de overlast die af en toe ervaren wordt, nemen ze daardoor voor lief. Bij het laatste tevredenheidsonderzoek kreeg de communicatie een 8! Daar ben ik natuurlijk erg trots op. Het actief en helder communiceren over waarmee we bezig zijn, wordt dus gewaardeerd.”

 “De aanleg van een van de grootste sluizen ter wereld gaat natuurlijk niet helemaal onopgemerkt.”

Het lijkt ook een project waarbij omgevingscommunicatie van groot belang is. Kun je daar iets meer over vertellen? Hoe betrek je alle belanghebbenden in de communicatie?
“Klopt, de Nieuwe Sluis komt binnen het bestaande sluizencomplex met drie sluizen. Scheepvaart moet door de andere sluizen kunnen blijven varen. Ook wegverkeer moet over de bruggen kunnen blijven rijden om aan de andere kant van het complex te kunnen komen. Daarnaast mag de omgeving ook zo min mogelijk hinder ondervinden van de bouwwerkzaamheden. Een flinke klus voor de aannemer, maar we zijn nu inmiddels ruim twee jaar aan het bouwen en gelukkig met inderdaad geringe overlast. Iets beloven en het dan niet waar kunnen maken, zou natuurlijk erg vervelend voor ons imago zijn. Communicatie valt onder het omgevingsteam. Samen met de omgevingsadviseurs onderhouden we, ook al ver voordat de bouw begon, de contacten met alle verschillende stakeholders en het brede publiek. We zijn als project betrokken, bereikbaar en luisteren ook naar de omgeving. Dat werpt zijn vruchten af. Ook maken we in onze communicatie gebruik van ambassadeurs. Zo delen we op onze website de verschillende verhalen van allerlei belanghebbenden en daarin zitten ook gewoon de kritische noten die er soms zijn. Want de aanleg van een van de grootste sluizen ter wereld gaat natuurlijk niet helemaal onopgemerkt. Fijn dat je mensen een podium kunt geven om de voor- en nadelen te kunnen uiten. En weer herkenbaar voor anderen. We gaan de komende tijd kijken hoe we de enthousiaste medewerkers op de bouwplaats ook meer kunnen betrekken in onze communicatiestrategie.”

En wat zijn dingen waar je tegenaan gelopen bent, die je niet had voorzien en waar je tijdens het traject een mooie oplossing voor hebt gevonden?
“Bij de aanleg van de laatste sluizen in de jaren 60 is veel grondwater onttrokken en daardoor zijn huizen verzakt in de binnenstad van Terneuzen. Inmiddels zijn de bouwmethodes veranderd en al vanaf het begin hebben we duidelijk gemaakt dat door een andere werkwijze dit nu niet het geval gaat zijn. Ik vond het erg opvallend hoe de jarenlange ‘angst’ uit de omgeving als sneeuw voor de zon verdween door telkens aandacht te besteden aan dit gevoelige onderwerp. Er kwamen uiteindelijk geen mensen naar ons speciaal georganiseerde inloopspreekuur over grondwater en niemand heeft ingesproken op de aangevraagde grondwatervergunning. Zo komen er telkens issues voorbij over verschillende onderwerpen waarop we moeten inspelen. Ik vind het belangrijk om zo snel mogelijk transparant te zijn of in ieder geval te delen wat je er op dat moment over kunt zeggen. Al een aantal keer is gebleken dat bij sommige intern zwaar wegende onderwerpen, na extern communiceren uit de omgeving het alleen maar begrip opleverde. We hebben periodiek overleg met de regionale media en inloopavonden voor de omgeving. Dat zijn goede graadmeters om te peilen hoe de omgeving tegenover bepaalde onderwerpen staat.”

Het project is een Vlaams-Nederlandse samenwerking. Wat merk je daarvan in de communicatie?
“Zowel bij ons als opdrachtgever als bij de opdrachtnemer werken we met Vlaamse en met Nederlandse collega’s. Ook de stakeholders bevinden zich in Nederland én Vlaanderen. Op kantoor is er volgens mij stiekem een strijd tussen de Zeeuwse bolus en de Belgische koeken bij traktaties. Verder gaan Vlamingen naar de ‘werf’ en wij gewoon naar het ‘bouwterrein’. En sluiten we dit jaar niet aan bij de Nederlandse Dag van de Bouw, maar bij de Vlaamse Open Wervendag. Verder hebben we allemaal hetzelfde doel: een grotere nieuwe sluis met een positieve publieke opinie. En ook al is de taal soms net een tikkeltje anders, we werken prima samen om ons project tot een succes te maken. En dat we af en toe een personeelsuitje hebben naar het mooie en Bourgondische Gent is dan alleen maar mooi meegenomen.”

Eind 2022 gaat het eerste schip door de Nieuwe Sluis. Waar ben jij dan het meest trots op als communicatieadviseur?
“Dat deze megasluis is gebouwd met een tevreden en trotse omgeving! En hopelijk dat de officiële grootse opening een waar feestje is geworden.”